Con la experiencia acumulada en los últimos 14 años, hemos aprendido muchas prácticas que pueden significar éxito o dolores de cabeza durante las operaciones de viajes de incentivo. A continuación, enumeramos los 10 puntos más comunes, que a menudo pasan desapercibidos para las agencias y los clientes:

1 – Cuantas más agencias pujen, mayor será el precio: ¡Sí! Al abrir una competencia entre muchas agencias, el cliente está logrando el efecto contrario, ya que los proveedores en el destino tienden a “bloquear” los precios porque entienden que el proyecto se ejecutará independientemente de quién gane la competencia.

2 – Buy Out (exclusividad de grupo) de hoteles y restaurantes tienden a aumentar los precios, a pesar de proporcionar una personalización e intimidad superiores.

3 – Los grupos con presupuestos ajustados para experiencias personalizadas deben aprovechar los eventos locales en el destino, como festivales, conciertos, competiciones deportivas, etc. para ocupar parte del horario.

4 – Producir obsequios, letreros y artículos de papelería en destino puede ser mucho más económico: los artículos producidos en “origen” pueden estar sujetos a restricciones aduaneras, impuestos adicionales y altos costos de transporte hasta el destino.

5 – Ajustar los horarios de las comidas suele generar grandes ahorros: en muchos destinos, los horarios habituales de comidas y cenas son diferentes a los nuestros. Si el grupo puede adelantar o retrasar las comidas evitando las horas “punta”, existe la posibilidad de conseguir buenos descuentos sobre el precio normal.

6 – Los grupos grandes no son más baratos por su tamaño: cuanto mayor sea el grupo, mayores serán las necesidades logísticas y las adaptaciones a realizar por parte de todos los proveedores. Las operaciones grandes y complejas requieren tiempos prolongados de montaje y desmontaje, diferentes vehículos para el transporte y pagos de “primas” a algunos proveedores debido a la pérdida de otros ingresos.

7 – Nuestro proyecto rara vez será el “más importante” para el destino, ya que a pesar de su importancia para nosotros, compite con otros proyectos de todo el mundo por alojamiento, espacios, servicios, etc. Es muy importante poner este hecho en perspectiva al negociar términos y condiciones.

8 – Evita sobrecargar el programa con demasiados «movimientos». En primer lugar, recuerda que el “viaje de premio” debe ser divertido y brindar relajación. Al hospedar al grupo en un hermoso hotel, es importante dejar suficiente tiempo libre para que los huéspedes disfruten de la experiencia. Los cronogramas cargados aumentan las posibilidades de retrasos y presupuestos inflados. ¡Cuidado!

9 – Pasajero “VIP”: En teoría, todos los pasajeros son VIP y deben ser tratados por igual. Si deseas brindar servicios especiales a algunos miembros del grupo, es necesario hacerlo con elegancia, evitando el resentimiento en los demás participantes.

10 – Los viajes de incentivo son RELACIÓN. Aprovecha cada ocasión durante el viaje para conocer mejor al invitado, valorar su desempeño y transmitir emociones y mensajes positivos, haciendo que el premio sea especial para cada participante.