“Destination Management Company” es el especialista en extraer las mejores rutas, servicios y actividades que un destino puede ofrecer, siempre teniendo en cuenta la viabilidad operativa, la calidad y los costos presentados. Un DMC necesita muchos años para establecer una reputación de prestigio en su mercado y con clientes en todo el mundo, ya que solo su éxito continuo en operaciones complejas lo califica como un verdadero ESPECIALISTA.

Al consultar a un DMC, la agencia de logística de incentivos buscan establecer un “puesto de avanzada” para su negocio, creando una alianza temporal con esa empresa y sus profesionales, quienes ejecutarán los planes definidos en el momento de la planificación de la campaña. De esta forma, más que un proveedor, el DMC es realmente un socio fundamental que aporta la seguridad y habilidad necesaria para que el cliente quede encantado con el resultado final.

Acertar al escoger un buen DMC requiere investigar su reputación en el mercado local (financiero y operativo), la calidad y flexibilidad de sus profesionales y la experiencia en el trabajo con grupos en su país. Al establecer esta relación con el DMC, las agencias siempre deben tener en cuenta: 

• El DMC maneja numerosas solicitudes de cotizaciones al mismo tiempo, provenientes de diferentes mercados y de los más variados clientes. Si tienes la intención de abrir un “concurso” entre DMC ́s para el mismo proyecto, es fundamental que lo dejes claro en el momento del pedido inicial. Cuando una agencia ya conoce o trabajó anteriormente con el DMC, existe una mayor posibilidad de comprender las expectativas. 

• Los DMC ́s generalmente estructuran el presupuesto con base al briefing enviado por la agencia y siguiendo las particularidades del destino. Es importante darle al DMC una cantidad de tiempo razonable para estudiar el resumen y estructurar la hoja de ruta y los detalles logísticos. A la hora de armar el guión, el DMC realizará consultas formales con sus socios locales y también almacenará imágenes, datos e información para enriquecer la propuesta. 

• Deja claro cualquier detalle a la hora de solicitar el pedido o información que sea fundamental para la ejecución del programa (must do’s), evitando dispersiones. Manten a una persona de la agencia como «líder del proyecto» y evita cambiar a las personas involucradas en el proceso. 

• Al recibir una cotización, confirma la recepción y «retroalimenta» tus impresiones y comentarios lo antes posible. Es fundamental que el DMC sepa si está en el camino correcto con respecto al briefing o si necesita hacer ajustes a la propuesta. 

• Presta atención a toda la información importante que debe ser descrita en el presupuesto, especialmente las condiciones contractuales relacionadas con la vigencia de la propuesta y los precios, así como las fechas de corte para la firma de contratos, pago de servicios, envío de detalles técnicos y de rooming list. 

• Manten informado al DMC sobre el avance de la propuesta final que la agencia le hará al cliente, con plazos estimados para decidir el proceso o cuántas etapas habrá que completar. No olvidemos que en destinos con alta demanda, el DMC “prebloquea” servicios, hoteles, entretenimiento y recintos, con estrictos plazos para confirmar o no estos servicios con los proveedores. 

• Al pasar a etapas posteriores en el proceso de presupuesto, trate de determinar fechas específicas para realizar una visita técnica (inspección en sitio) en el destino con el DMC elegido. 

• Durante una visita técnica, trate de conocer a los líderes del DMC elegido y a todas las personas con las que interactuará durante la ejecución del proyecto. Es importante tener una reunión con el DMC y reforzar los SLA (Service Level Agrements) de ambas partes. 

• Establecer un sistema de comunicación simplificado con el DMC, recordando que puede estar en un huso horario alejado del nuestro, con diferentes días hábiles y feriados, o involucrado en otras operaciones simultáneas. 

• Al analizar las condiciones de la propuesta y los precios presentados, es fundamental recordar: 

• Los costos de alojamiento y transporte tienden a variar poco entre los diferentes DMC ́s, ya que la mayoría de ellos son servicios prácticamente «tabulados».  

• Los DMC ́s experimentados y exitosos suelen trabajar con un número reducido de proveedores en el destino, ya que prefieren confiar sus proyectos a terceros que conocen muy bien su forma de trabajar y los requisitos técnicos a los que están acostumbrados. 

• Los precios de los servicios relacionados con la alimentación (restaurantes, catering, etc.) varían mucho en función de su calidad, tamaño del grupo, día de la semana, instalaciones especiales, decoración, etc. 

El éxito de una operación de viaje de incentivo está directamente relacionado con la calidad de la información brindada (briefing) al momento del presupuesto, la capacidad de ajustar expectativas, mantener una comunicación constructiva y positiva entre todos los socios y, finalmente, la ejecución precisa de los servicios contratados.