Ya sea para un viaje de premio, incentivo o grupo de ocio, una de las tareas más importantes es la elaboración de un briefing técnico que guiará el trabajo de todos los socios externos, desde el momento inicial de elaboración de itinerarios y presupuestos hasta la ejecución detallada de cada “movimiento”.

Un briefing muy detallado, con datos históricos y lleno de información relevante proporciona velocidad, precisión y economía cuando el pozo de premios comienza a tomar forma. Lee a continuación la información principal que debe contener un briefing de calidad:

• Fecha de viaje: fechas exactas si es posible, o las fechas más cercanas a los deseos del cliente.

• Nombre del cliente final (en el caso de grupos de incentivos): informar siempre que sea posible. Si la información es confidencial, es importante conocer el segmento de negocios de la empresa.

• Tamaño del grupo: importante registrar el número de menores y el personal de la agencia por separado.

• Tipo de alojamiento preferido: categoría de hotel/barco, moderno o clásico, ubicación céntrica o aislada, etc.

• Número de habitaciones: enumerar SGL (habitaciones individuales), DBL (habitaciones para parejas), TWNs (apto para 2 aductos con camas separadas), TPL (habitaciones triples), etc.

• Describe cuántas habitaciones serán de una categoría diferente al resto del grupo para Personas con Movilidad Reducida, VIPs, personal de apoyo, etc.

• Perfil de invitado:

• Edad Media
• Perfil socioeconómico
• Habilidades con otros idiomas
• Acostumbrado o no a viajar;
• “Estilo de viaje”: centrado en las compras, aventurero, fiestero, amante del arte, amante de la playa, deportista, amante de la comida exótica, físicamente “activo”, etc.

• Presupuesto / Budget: siempre es importante informar un valor aproximado para todos los servicios, excluyendo los costos de transporte de ida y vuelta al destino.

• Viajes anteriores: informar destinos premiados en campañas anteriores.

• Artículos importantes: mencione las necesidades específicas de este grupo, tales como: bebidas alcohólicas en todas las comidas, marcas “prohibidas” que no deben estar presentes, servicios de spa, colores predominantes, platos de apoyo en las comidas, etc.

• Detalles exclusivos:

• ¿Tiene el cliente la intención de que su marca sea impresa y visible en tantos artículos como sea posible?
• Menús personalizados y decoración.
• Producción de fiestas con descripción de elementos básicos necesarios.
• Inserción de experiencias personalizadas.
• Cualquier referencia “pre-viaje” elegida o mencionada por el cliente, facilitando la selección de artículos similares.

• Plazo máximo para la elaboración y presentación de la propuesta.

• Descripción de las condiciones imprescindibles para la contratación, pago o cancelación del viaje (reducciones del número de pasajeros, casos de fuerza mayor, etc.)

Esta lista parece extensa, pero brinda a los proveedores un alineamiento con las expectativas del cliente y de la agencia logística, eliminando elementos que no son de interés y reforzando los servicios y elementos que serán indispensables para una buena ejecución del programa. Finalmente, en el proceso de información y en las primeras interacciones con socios externos, es fundamental confiar en la experiencia y el conocimiento profundo de estos socios en el destino, comprender cualquier sugerencia de cambios, restricciones y discutir constructivamente ajustes en itinerarios y servicios que maximicen la experiencia positiva de cada huésped.

Este contenido es parte de nuestra guía de viajes de incentivo “ÓPERA”, para acceso completo, regístrate aquí: https://www.agbrands.com.ar/registro-opera/